Conversazioni WhatsApp nei gruppi di lavoro

Ultimo aggiornamento: 8 agosto 2026

Questa pagina riguarda chi si trova in un gruppo WhatsApp insieme a OPTA per seguire una pratica: il titolare dell'impresa, ma anche chi lo affianca — il commercialista, un socio, un collaboratore. Spiega cosa succede ai messaggi di quel gruppo. È resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e affianca la nostra Privacy Policy, che resta valida per tutto il resto.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO).

2. Il numero OPTA presente nel gruppo

Nel gruppo trovate un numero di servizio del nostro studio. È un numero nostro, usato da persone del nostro studio: da lì vi scriviamo e vi rispondiamo come faremmo da qualunque altro numero. In più, le conversazioni di quel gruppo confluiscono nel gestionale che usiamo per seguire le pratiche.

Il collegamento fra WhatsApp e il gestionale funziona in sola lettura: fa arrivare i messaggi al nostro sistema e non scrive nulla per conto proprio. Nessuna risposta automatica, nessun messaggio generato da una macchina.

3. Quali dati trattiamo

• il contenuto dei messaggi scambiati nel gruppo (testo, immagini, documenti, note vocali);
• il numero di telefono e il nome visualizzato di chi scrive, e la data e ora del messaggio;
• il nome del gruppo e l'elenco dei partecipanti.

Non trattiamo le vostre conversazioni private: solo quelle dei gruppi in cui il nostro numero è stato inserito. Non abbiamo accesso alle altre chat del vostro telefono.

4. Perché lo facciamo e con quale base giuridica

Finalità	Base giuridica
Seguire la pratica: non perdere richieste e documenti fra le chat, ricostruire cosa è stato detto e quando, non farvi ripetere le stesse cose	Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali — art. 6.1.b (per il cliente)
Stessa finalità, rispetto agli altri partecipanti al gruppo (commercialista, socio, collaboratore) che intervengono sulla pratica	Legittimo interesse a gestire la pratica in modo ordinato e documentato — art. 6.1.f
Difesa di un diritto in sede giudiziaria e adempimento di obblighi di legge	Legittimo interesse — art. 6.1.f · Obbligo legale — art. 6.1.c

Non usiamo questi messaggi per marketing, per profilarvi o per proporvi altri servizi, e non li cediamo a nessuno per finalità proprie di terzi.

5. Chi vede i messaggi

I messaggi restano su un server che gestiamo noi, nell'Unione Europea. Dentro OPTA li vede solo chi segue la vostra pratica, con accesso protetto da credenziali personali.

Per due lavorazioni ci avvaliamo di un fornitore esterno, che agisce come Responsabile del trattamento:

• OpenAI — per riassumere una conversazione lunga e per trascrivere una nota vocale. Il fornitore elabora il testo o l'audio per nostro conto, con un contratto che gli vieta di usarli per finalità proprie o per addestrare i propri modelli. Il servizio può comportare un trasferimento di dati verso gli Stati Uniti, che avviene in presenza di garanzie adeguate ai sensi del Capo V del GDPR (es. Clausole Contrattuali Standard).

Le note vocali non vengono trascritte automaticamente: succede solo quando una persona del nostro studio lo chiede per uno specifico messaggio.

I riassunti prodotti dal sistema sono uno strumento di lavoro interno: non decidono nulla sulla vostra pratica e vengono sempre riletti da una persona.

6. Per quanto tempo li conserviamo

• Messaggi: per tutta la durata della pratica e per 24 mesi dalla sua conclusione.
• Allegati (immagini, documenti, audio): 12 mesi.
• Dati tecnici grezzi prodotti dal collegamento: 30 giorni.

La cancellazione è automatica: una procedura notturna rimuove ogni giorno ciò che ha superato il termine. Non dipende da qualcuno che si ricordi di farlo.

7. Se preferite di no

Basta dircelo — a voce, in chat o scrivendo a info@optaconsulting.it. Smettiamo di archiviare i messaggi di quel gruppo e, se lo chiedete, togliamo il nostro numero dal gruppo. Continuiamo a seguire la pratica esattamente come prima: cambia solo che qualche passaggio potrà sfuggirci più facilmente e potremmo doverci far ripetere qualcosa.

Non c'è nessuna conseguenza sul servizio, sui tempi o sul costo. Non dovete motivare la richiesta.

8. I vostri diritti

In qualsiasi momento potete esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR:

• accesso ai vostri dati e alle informazioni sul trattamento;
• rettifica, aggiornamento o integrazione;
• cancellazione, limitazione e opposizione al trattamento;
• portabilità dei dati.

Per esercitarli scrivete a info@optaconsulting.it. Avete inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (garanteprivacy.it).

9. Una precisazione su WhatsApp

WhatsApp è un servizio di Meta e ha una propria informativa, sulla quale non abbiamo alcun controllo. Questa pagina riguarda soltanto ciò che facciamo noi con i messaggi che arrivano nei gruppi in cui siamo presenti.

10. Modifiche

Il Titolare si riserva di modificare la presente informativa; le versioni aggiornate saranno pubblicate su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento.